5 tips voor een succesvol evenement

Het organiseren van een evenement of feest is ontzettend leuk. Maar, vergeet niet dat er heel veel dingen moeten gebeuren. Weet je zelf niet zo goed waar te beginnen? Met behulp van het volgende stappenplan helpen we je aan alle belangrijke zaken te denken. Zo wordt jouw evenement gegarandeerd een succes!

Stap 1: Werk je idee uit

Allereerst zul je een concreet idee moeten creëren en deze uitwerken. Organiseer bijvoorbeeld een brainstormsessie met anderen voor zoveel mogelijk inspiratie. Bespreek tijdens jullie samenkomst onder andere de volgende zaken:

Het doel van het evenement
Dit is de belangrijkste vraag. Waarvoor is het evenement of het feest? Pas daarna kun je verder aan de slag.

Doelgroep, datum en plaats
Daarna houd je je bezig met wie er moeten komen, wanneer het moet plaatsvinden en waar. Het maakt namelijk nogal een groot verschil of je iets organiseert voor kleine kinderen, ouderen of alle leeftijden. Ook het seizoen is erg bepalend. Moet het binnen plaatsvinden of kan het buiten? Kies je voor buiten? Vergeet dan niet te denken aan je tentverhuur in Meppel. Met het weer in Nederland weet je het immers maar nooit!

Programma
Welke activiteiten en onderdelen moeten er plaatsvinden? Moeten de gasten bijvoorbeeld ontvangen worden? Gaat er iemand een toespraak houden? Met dit soort vragen bepaal je vast de grote lijnen.

Budget
Hoeveel geld kun je besteden? Zodra je dit weet kun je een begroting gaan maken en uitzoeken wat er wel en niet mogelijk is. 

Stap 2: Haalbaarheid onderzoeken

Zodra het idee uitgewerkt op papier staat, ga je de haalbaarheid ervan onderzoeken. Hierbij moet je bijvoorbeeld denken aan de benodigde vergunningen, genoeg animo en is het budget wel voldoende?

Stap 3: Aan de slag

Is de haalbaarheid dik in orde? Dan kun je nu beginnen met het verdelen en uitvoeren van de taken. De belangrijkste zaken om niet te vergeten zijn: locatie, catering, technische voorzieningen, uitnodigingen, promotie, medewerkers en beveiliging.

Zorg er hierbij ook voor dat je één keer in de zoveel tijd bij elkaar komt om de stand van zaken te bespreken. Zo kun je tenminste op tijd ingrijpen wanneer dingen niet gaan zoals gepland!